Eine neue Systemumgebung für die Magazinproduktion

Vor kurzem haben wir in einem Beitrag darüber berichtet, wie wir unsere Workflows und Systeme für „Pay first“ umgebaut haben. IT-seitig hat das besonders für die Neugestaltung der Magazinproduktion einiges bedeutet, in diesem Beitrag gehen wir näher darauf ein.

Das System, mit dem die Printprodukte erstellt wurden, wuchs über 20 Jahre mit dem SPIEGEL mit. Es wurde mit viel Herzblut, technisch eigenständig und On-premise betrieben und immer wieder angepasst. Es war also entsprechend umfangreich und demzufolge komplex. Neben der Quark Publishing Plattform, Oracle und Microsoft SQL-Server waren auch ältere Betriebssysteme auf Servern und Clients im Einsatz.
Nach einer so langen Einsatzzeit standen natürlich Fragen im Raum: Wo stehen wir bei den im Print-Workflow eingesetzten IT-Systemen? Sind diese modern und flexibel genug für die Zusammenlegung der Print- und Online-Redaktionen?
Ein Update der Quark Publishing Plattform konnte damals aufgrund des hohen Individualisierungsgrades bis zu einem ganzen Jahr dauern. Regelmäßige Aktualisierungen aller Komponenten fanden aus diesem Grund kaum statt. Zukünftig wollen wir schnell auf Änderungen reagieren können und sehr regelmäßig Updates einsetzen. Ebenso wollten wir Quark Xpress ablösen. Denn es gibt dafür nur noch wenige technische Integratoren und weitere Kunden im Medienumfeld. Darüber hinaus kennen vor allem neue Mitarbeitende, nur noch die Arbeit mit Adobe InDesign und der Adobe Creative Cloud. Ein weiterer ausschlaggebender Punkt für den Wechsel war auch die Zukunftssicherheit der Client-Entwicklungen für macOS. Hier ist Adobe deutlich schneller bei der Anpassung der Client-Software an neue Betriebssysteme und Hardware-Plattformen. Damit war das Ende für unser damaliges Printsystem besiegelt.

Treibend seitens der SPIEGEL-IT war Alexander Thiel, Leiter redaktionelle Systeme und Workflows, Gemeinsam mit vielen weiteren Kolleginnen und Kollegen der IT und mit einem Projektteam aus verschiedenen Bereichen haben wir im Projekt „Workflows & Systeme“ die Anforderungen und Arbeitsabläufe laufend konkretisiert und passende Systeme ausgesucht.

Die Partnerauswahl

Bevor wir mit der Umsetzung der Themen starten konnten, wählten wir die entsprechenden externen IT-Projektpartner aus. Beim IT-Service-Provider hatten wir konkrete Vorstellungen: Wir wünschten uns eine Mischung aus Managed Services und Self Managed Services. Die Hoheit über die Daten sollte beim SPIEGEL bleiben. Damit war klar, dass Backup und Recovery sowie Datenbanken, Hardware, Netzwerk, Virtualisierung und Firewall im Managed Service durch den IT-Service-Provider zur Verfügung gestellt werden. Die Betriebssysteme inklusive ihrer Applikationen hingegen sollen im Self Managed Service laufen und durch den entsprechenden Systemintegrator betreut und gewartet werden.
Beim IT-Service-Provider fiel die Wahl auf die noris network AG. Ausschlaggebend für die Wahl waren die Sicherheitskonzepte sowie das breite Produktportfolio, das sich in fast jeder beliebigen Art kombinieren lässt, beispielsweise Managed Services mit Self Managed Services. Dass die Daten in Deutschland liegen und noris network über zahlreiche Zertifizierungen verfügt, sorgte sofort für ein gutes Gefühl. Die Entscheidung für die Schweizer a&f systems ag als Systemintegrator fiel schnell: Durch eine bestehende Zusammenarbeit war das Leistungsportfolio und die inhaltliche Nähe zu den Themen bekannt. Zudem hat uns der 24/7-Support überzeugt.

Uns war wichtig, dass die Leistungen skalierbar sind und klar verrechnet werden, ohne sprunghafte Kosten zu verursachen. Weiterhin sollten die Partner ein entsprechendes Prozess- und Technikverständnis mitbringen. Uns selbst haben wir weniger in der Rolle des reinen Auftraggebers gesehen, sondern eher als „Architekten“ — der seine Wünsche gemeinsam mit a&f und noris network umsetzt. Die Partnerschaft sollte von Anfang an auf Augenhöhe sein. Denn ein Projekt in diesem Umfang und derart kurzen Realisierungszeit benötigt viel Vertrauen und gegenseitiges Verständnis. In dieser Dreieckskonstellation — a&f systems ag, noris network und SPIEGEL — planten, optimierten und bauten wir die zukünftige Umgebung gemeinsam auf.

Die neue Systemumgebung

Die neu geschaffene technische Plattform besteht aus drei Stufen: Entwicklung (Dev), Review und Produktion. Die Vorgehensweise ist dabei sehr klar:
Zuerst werden sämtliche Anpassungen sowie Hersteller-Updates in der Dev-Umgebung eingespielt. Nachdem diese von Mitarbeitenden der IT auf ihre Funktionsfähigkeit hin geprüft worden sind, werden die Änderungen in die Review-Umgebung übertragen. Dort wird gemeinsam mit Mitarbeitenden aus den unterschiedlichen Fachbereichen unter Produktionsbedingungen getestet. Sofern alles funktioniert, werden die Änderungen in die Produktionsumgebung übertragen. Falls nicht, werden die Anpassungen so lange angepasst, bis alles funktioniert. Die Übernahme zwischen den Stufen erfolgt weitestgehend automatisiert, um Fehlerquellen zu vermeiden.

Da wir die Entscheidung getroffen haben, Quark XPress als Layoutwerkzeug abzulösen und Adobe InDesign einzuführen, konnten wir aus einer größeren Anzahl von möglichen Systemen auswählen. Für die Verwaltung sämtlicher Digitalbilder wurde bereits WoodWing Assets eingesetzt. Ebenso haben wir in einem Pilotbetrieb Erfahrungen mit dem Redaktionssystem WoodWing Studio gesammelt. Daher prüften wir, ob die Systeme generell für einen übergreifenden Einsatz geeignet sind und entschieden uns anschließend dafür.

Ein Aspekt bei der Entscheidung für die Produkte von WoodWing war, den Gesamtablauf aus Sicht der Redaktion durch alle beteiligten Systeme transparent darzustellen. Dank der vielfältigen Anbindungs- und Integrationsmöglichkeiten bot das WoodWing Redaktionssystem die ideale Lösung. Neben den Produkten von WoodWing benötigten wir noch weitere Lösungen, beispielsweise „LanguageTool“ für eine systemunabhängige Rechtschreibunterstützung, die SPIEGEL-spezifische Schreibweisen berücksichtigt. Zudem haben wir mit „Amendo“ eine Lösung zur Bearbeitung von Bildern für alle Kanäle eingeführt. Unser bestehendes Tool „Magazine Designer“ zur Heftplanung wurde deutlich erweitert. Es wird jetzt von der Strukturplanung bis zur Übertragung von Daten in die Druckereien eingesetzt.

Die gesamte Applikationslandschaft ist voneinander so unabhängig wie möglich. Das garantiert, dass zukünftig einzelne Systeme ohne aufwendige und langwierige Projekte upgedatet oder ausgetauscht werden können. So kann beispielsweise der Magazine Designer auf eine neue Version aktualisiert werden, ohne zwangsläufig auch WoodWing Studio upzudaten. Zusätzlich haben wir, soweit es ging, auf Custom-Entwicklungen verzichtet und auf Standard-Schnittstellen der unterschiedlichen Hersteller gesetzt.
Weiterhin ist die neue Systemumgebung unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem und weitestgehend browserbasiert. Dadurch haben die Mitarbeitenden die freie Wahl, ob sie lieber mit macOS oder Windows arbeiten möchten. Weiterhin funktioniert alles ohne VPN, damit ist der einfache Wechsel von Arbeitsorten gewährleistet.

Die Nutzungsberechtigungen werden nun über das Hinzufügen in Teams-Gruppen geregelt. Dieses Hinzufügen löst eine Synchronisation in eine Azure-AD-Gruppe aus. Die Vergabe von Rechten erfolgt innerhalb der redaktionellen Bereiche im Selfservice durch berechtigte Personen. Außerdem hängen die Rechte jetzt an Funktionen und nicht mehr an Organisationseinheiten. Das vorherige Active Directory wurde durch Azure Active Directory (AAD) abgelöst, also die Cloud-basierte Verwaltung von Identitäten und Zugriffsrechten. Die Auslagerung in die Cloud macht uns unabhängig von internen Strukturen.

Sämtliche Software liegt paketiert und konfiguriert vor. Das betrifft beispielsweise Adobe InDesign, Photoshop und Illustrator. Die Verteilung hängt an der Rechtevergabe, wird jemand beispielsweise mit Layout-Rechten versehen, wird automatisch die Installation von InDesign ausgeführt. Bei einem Defekt kann die Neuinstallation direkt im Selfservice durchgeführt werden. Das ist ein weiterer großer Vorteil — für solche Fälle wird der Anwendersupport nicht mehr benötigt und Probleme können eigenständig durch die Mitarbeitenden gelöst werden.

Die neue Architektur innerhalb des Rechenzentrums von noris network ist redundant und über zwei Brandabschnitte aufgeteilt. Das schützt unsere Daten und Systeme im Falle eines Notfalls. Die Systeme werden regelmäßig in definierten Wartungsfenstern gepatcht. Emergency Patches können natürlich auch außerhalb der geplanten Wartungsfenster auf den betroffenen Systemen ausgerollt werden. Durch die aufgebaute Systemarchitektur können viele Updates ohne Unterbrechung der Produktion eingespielt und darüber hinaus bei einem Ausfall der Systeme schnell wiederhergestellt werden.
Zusätzlich ist die Umgebung einfach skalierbar. Das bedeutet, wir können einerseits die Anzahl der Server vergrößern und andererseits auch die Ressourcen für jeden Server. Damit sind wir maximal flexibel. Wir haben die Verantwortung über den reibungslosen Ablauf abgegeben — im Falle einer Störung wird diese direkt durch a&f systems und noris network behoben. Dabei ist die a&f systems auch bevollmächtigt, Kosten bei noris network zu produzieren, um in heiklen Situationen noch schneller reagieren zu können. Für uns war klar: Wir möchten nur noch benutzen, aber nicht mehr betreiben.

Für mögliche Ausfälle definierten wir unterschiedliche Szenarien und sind entsprechend vorbereitet. Auf allen Rechnern mit InDesign sind zum Beispiel Skripte installiert, die eine Produktion und Erstellung von Druckdaten auch ohne Serversysteme ermöglicht. Alle 30 Minuten werden aktuelle Produktionsdaten wie Bilder, Artikel und Layouts aus WoodWing Studio herausgeholt und als Dateien in einer SharePoint-Struktur bei Microsoft gespeichert. Bricht also beispielsweise das System bei noris network komplett zusammen, sind alle Dateien bei Microsoft gesichert und die Personen können lokal weiterarbeiten. Nicht zuletzt sind durch einen umfassenden 24/7-Support sowohl Systemprobleme als auch Applikationsprobleme abgedeckt. Wenn beispielsweise die Layouter:innen um 22 Uhr vor einer produktionsrelevanten Herausforderung stehen, kann diese über definierte Prozesse zur Erledigung an die a&f systems übergeben werden.

Dass am Ende alles ineinandergreift und der verlässliche Betrieb gewährleistet wird, bedeutete sehr viel Arbeit und Aufwand. In einem regelmäßigen Austausch aller Stakeholder wurden die Aktivitäten besprochen und gegebenenfalls neu priorisiert. Damit die Kommunikation mit allen Beteiligten einwandfrei funktioniert, verwenden alle zentrale Kommunikations- und Dokumentationskanäle wie Teams, Confluence und Jira. Dadurch sind alle Informationen zentralisiert und die Beteiligten arbeiten mit dem gleichen Daten- und Wissensstand.

Das Ergebnis

Das Ergebnis des Mammut-Projektes ist eine moderne Applikationslandschaft, die hauptsächlich auf Standard-Anwendungen basiert und damit leicht anpassbar und updatefähig ist. Die technische Systemlandschaft ist gut zu skalieren, hat eine sehr hohe Verfügbarkeit und der Betrieb ist 24/7 gewährleistet.

Die volle Betriebsverantwortung liegt nun bei der a&f systems und noris network. Um alle aktuellen Themen wie beispielsweise Störungen und Applikationsupdates zu besprechen, findet einmal die Woche ein Service-Meeting mit a&f, noris network und dem SPIEGEL statt.

Zeit, uns zu bedanken: Bei unseren Kolleginnen und Kollegen, bei allen Projektbeteiligten der a&f systems ag und bei den Beteiligten der noris network AG. Auf die nächsten Jahre mit dem neuen System!